Jobs

Vacature Secretaris & Ledencommunicatie

Het bestuurslid secretaris & ledencommunicatie zorgt ervoor dat D66 Amsterdam als vereniging goed functioneert. Je bent de spil in de bestuurlijke organisatie van de afdeling en zorgt ervoor dat besluitvorming zorgvuldig, transparant en volgens de regels verloopt.

Je bent de bestuurlijke spil van de afdeling en fungeert als copiloot van het bestuur. Je organiseert en coördineert de vergader- en besluitvormingsprocessen, signaleert acties en prioriteiten en draagt actief bij aan de voortgang en continuïteit van de bestuurlijke agenda. Daarnaast beheer je de ledenadministratie en zorg je ervoor dat besluiten, documenten en procedures zorgvuldig worden vastgelegd en geborgd. Als webmaster en coördinator van de nieuwsbrief en website zorg je ervoor dat leden goed geïnformeerd blijven over activiteiten, ontwikkelingen en bestuurlijke besluitvorming binnen de afdeling.

Als grootste afdeling van D66 speel je een belangrijke rol bij ledencommunicatie, verkiezingen en verenigingsprocessen. Je werkt daarbij nauw samen met de besluitvormingscommissie, andere bestuursleden, het fractiebureau en vrijwilligers.

Het bestuur is als geheel verantwoordelijk voor het goed functioneren van de afdeling. We geloven in het belang van diversiteit voor de kwaliteit van teams. Talent als basis, diversiteit als kracht.

Taken en verantwoordelijkheden

  • Bereidt bestuursvergaderingen en afdelingsvergaderingen voor en draagt zorg voor agenda’s, verslaglegging en besluitvorming;
  • Coördineert de nieuwsbrief en andere communicatie zoals via appgroepen richting leden;
  • Beheert en ontwikkelt de afdelingswebsite samen met bestuursleden, vrijwilligers en het fractiebureau;
  • Bewaakt de naleving van statuten, reglementen en verenigingsprocedures;
  • Is bestuurlijk aanspreekpunt voor de Besluitvormingscommissie (BVC) en werkt nauw samen met de commissie aan (interne) verkiezingen, ledenraadplegingen en andere formele besluitvormingsprocessen;
  • Beheert namens het bestuur het afdelingsreglement en draagt er samen met de BVC zorg voor dat dit reglement periodiek wordt geëvalueerd en minimaal eens per vier jaar door de Algemene Afdelingsvergadering opnieuw wordt vastgesteld, al dan niet ongewijzigd;
  • Faciliteert besluitvorming via MijnD66, waaronder personenverkiezingen, moties en amendementen;
  • Coördineert in verkiezingstijd het kandidaatstellingsproces en de samenwerking met de verkiezingscommissie;
  • Beheert de ledenadministratie en zorgt voor een correcte inrichting van rollen en rechten binnen de afdeling;
  • Draagt zorg voor een veilige en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en verenigingsdata;
  • Beheert de administratieve organisatie en systemen van de afdeling, waaronder MijnD66, TeamD66, mailboxen, en het archief;

Competenties

Om deze rol goed te kunnen vervullen, worden de volgende vaardigheden als belangrijk gezien:

  • Nauwkeurig en georganiseerd kunnen werken;
  • Vermogen om overzicht te houden op verschillende processen en werkzaamheden tegelijkertijd;
  • Sterke schriftelijke communicatieve vaardigheden;
  • Affiniteit met procedures, governance en verenigingsrechtelijke processen;
  • Affiniteit met digitale systemen en gegevensbeheer;
  • Zorgvuldigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie en persoonsgegevens.

Inschatting tijdsbeslag

Inschatting van de gemiddelde tijdsinvestering voor de functie is 8 tot 10 uur per week, met pieken in de periode voorafgaand aan verkiezingen en Algemene Afdelingsvergaderingen.

  • Bestuursvergaderingen: Eén keer in de 2 weken (afwisselend online en fysiek);
  • Algemene Afdelingsvergaderingen: 3 of 4 keer per jaar;
    Fractievergaderingen: regelmatig;
  • Het regelmatig bijwonen van activiteiten en evenementen zoals bijvoorbeeld ledenborrels, D-cafés, nieuwjaarsreceptie, stadscongres & campagne-activiteiten.

Heb je vragen of interesse?

Wil je liever eerst wat meer informatie? Neem dan contact op onze huidige secretaris, Ylona Mak via [email protected] of met voorzitter Attie Wang via [email protected].

Over de selectieprocedure

Heb je interesse? Dan nodigen we je van harte uit om je kandidaat te stellen. Dat kan door een korte motivatie, een introductie over jezelf (die we kunnen delen met onze leden), en een foto – te sturen naar Marjet van Bezooijen via [email protected]. De sluitingsdatum van de vacature is 28 augustus.

Wanneer we je kandidaatstelling hebben ontvangen, wordt je na de sluitingsdatum van de vacature uitgenodigd voor een gesprek met de talentencommissie ter voorbereiding van de verkiezing.

Het bestuur maakt de namen van de kandidaten uiterlijk twee weken voor de Algemene Afdelingsvergadering van 12 september aan de leden bekend.

Van kandidaten wordt gevraagd een korte pitch te geven tijdens de Algemene Afdelingsvergadering in CREA op 12 september. Daarna krijgen leden de gelegenheid om vragen te stellen en zal de talentencommissie haar bevindingen delen. Via een stemming kiezen de aanwezige leden de kandidaat voor de functie van secretaris & ledencommunicatie.

Home Jobs Vacature Secretaris & Ledencommunicatie