In het stuk wordt een procedure besproken, maar bevat ook persoonsgegevens. Met name die persoonsgegevens zijn belangrijk. Dat zou een reden kunnen zijn om een stuk inderdaad vertrouwelijk te bespreken.
De Wet Open Overheid heeft als uitgangspunt dat zoveel mogelijk informatie vanuit de overheid openbaar beschikbaar en toegankelijk is. Dat geldt óók voor ingekomen stukken, zowel voor de Tweede Kamer, Provincies, Waterschappen, Gemeenteraden en dus ook voor de Bestuurscommissie van Weesp. Vanuit D66 zijn we een voorvechter van maximale openheid. In een tijd waarin het vertrouwen van inwoners richting de overheid al historisch laag is, is het nog belangrijker geworden om niet geheimzinnig te doen.
Openbaar, tenzij
In de vergadering van de bestuurscommissie op 27 september 2022 ging het bij het bespreken van de agenda lang over een ingekomen stuk. Dit stuk was door de VVD op de agenda gezet om te bespreken in de vergadering.
Moeten we dan álles openbaar bespreken?
Nee, maar dus wel zoveel mogelijk. De eerder genoemde Wet Open Overheid omschrijft namelijk ook situaties waarin informatie niet openbaar besproken mag worden. Je kan dan denken aan de inzet bij onderhandelingen of zaken die personen aan gaan. Om een stuk niet in het openbaar te bespreken, moet in een apart voorstel vastgelegd zijn waarom die situatie van toepassing is. Ook moet er in een voorstel staan hoe lang de informatie vertrouwelijk moet blijven. Pas als vervolgens de Bestuurscommissie besluit dat ze achter dit voorstel staan, mag een stuk in een besloten deel van de vergadering besproken worden. Er mag dan geen publiek bij zijn en de ‘stream’ van de vergadering wordt niet meer uitgezonden.
Waar ging het op 27 september mis?
Op twee fronten. Allereerst lag er, zoals CDA-bestuurscommissielid Cees Sluyk terecht aangaf, geen onderbouwd voorstel waarom het stuk niet in het openbaar besproken kon worden. Er werd een besluit genomen door de bestuurscommissie waarvan niet vastlag waarover precies gestemd werd.
Daarnaast werd het besloten deel van de vergadering als ‘informeel’ betiteld. Dat betekent dat er geen (vertrouwelijke) notulen werden gemaakt. Ondanks de beste intenties om zorgvuldig om te gaan met persoonsgegevens, is het niet goed om op deze manier te vergaderen. Het moet later nog steeds te achterhalen zijn wat er is besproken. Als Bestuurscommissie moeten we voorkomen dat we op een glijdende schaal terecht komen waarbij steeds meer stukken in een informele vergadering besproken worden. Dit was namelijk niet de eerste informele vergadering in het korte bestaan van de Bestuurscommissie.
Als D66 blijven wij ons hard maken om alles in de openbaarheid te bespreken. Tenzij er een goede wettelijke reden is om een stuk in een formeel besloten deel van de vergadering te bespreken.
Ron Anches stemde namens D66 ‘voor’ om het stuk in de openbaarheid te bespreken.